最終更新日: 2026年10月12日／内容確認日: 2026年10月12日
本記事の対象は、行政書士・行政書士法人でない事業者が、国（経済産業省・中小企業庁）が所管する中小企業向けの補助金について行う、書類を作成しない支援（制度の調査、基礎資料の提供、申請者自身が作成する書類への相談の範囲の助言）と採択後の手続の伴走です（申請書類の作成・提出の代行、厚生労働省の雇用関係の助成金、地方公共団体が独自に交付する補助金は扱わず、書類は申請者か、申請者が依頼する行政書士が作成します）。この対象は本記事の設計上の前提で、業界の典型像ではありません。
1. 結論：補助金申請支援なら何から始めるか
補助金申請支援でAIを使うなら、最初の一手は「交付決定ごとに、内容と条件・期限を1つの台帳にすること」です。次に「変更の相談を交付決定との差分にして、承認を受ける前は動かないよう止めること」、その次に「証拠書類を1経費1行で並べ、見積から支払までのつながりを照合すること」が続きます。
この番号は効果の大きさの順位です。本記事では、効果の大きさを影響範囲の広さ、つまり業務マップ上でその記録を使う業務の区分と作業の件数で比べました（本記事の業務の分解で数えた計算値で、区分は9・7・6、作業は37・24・15）。法令上の重要度や、損失の大きさの比較ではありません。3つとも採択の後の手続です。計画づくりの支援は節2の流れに置き、最初の一手には置いていません（本記事の整理）。
一方で、依頼を受けるかの判断（他の法律による業務の制限に当たるかの判定）、助言が相談の範囲に収まるかの判断、紹介の際に渡す情報、報酬の条件は、AIに渡しません。承認・額の確定を決めるのは交付する側で、申請するか・変更するかを決めるのは申請者です（節6）。原則は「AIは候補まで、確定は人」です。
2. 業務全体の流れ
本記事のモデルでは、1件の案件は次の順に進みます。
- 引き合いの受付と、依頼された行為の分解（作成・提出の代行を含まないか）。
- 業務委託契約（作成と提出をしないこと、書類を作成できる者、報酬の条件）。
- 公募要領の調査と、要件と申請者の事実の照合表。
- 経営分析と基礎資料の提供、申請者が作成した書類への助言。申請者自身による提出。
- 採択の後、交付決定の内容と条件の確認、発注の前の照合、証拠書類の整理。
- 変更・中止の相談、実績報告の準備、額の確定。
- 事業化状況報告と、取得財産の処分の制限の期間の管理。
本シリーズでは、何を・どの経費で申請するかが着手時点で決まっておらず、対話を通じて定まる「知的案件プロジェクト型」を主、公募の回や事業化状況報告の年次で反復する「周期型」を従に整理しています。
3. AI導入優先Top3
| 効果の大きさ（区分・作業） | 記録の単位 | 実施の順序 | |
|---|---|---|---|
| 導入前提：行為の線（受けない依頼の判定と契約の条項）と公募要領の版の記録 | — | — | ①（2週目） |
| Top1：交付決定の内容と条件の台帳 | 最も大きい（9・37） | 交付決定1件 | ②（2週目） |
| Top3：証拠書類の台帳と照合 | 3番目（6・15） | 交付決定の下の1経費1行 | ③（3週目） |
| Top2：変更の差分と承認の前の止め | 2番目（7・24） | 交付決定の下の変更の相談1件 | ④（相談が来たときから。3週目に過去の1件で試す） |
Top2とTop3は、どちらもTop1の台帳を入力に使います。括弧の数は本記事の業務の分解で数えた計算値で、記録の単位とともに本記事の設計です。
Top1：交付決定ごとに、内容と条件・期限を1つの台帳にする
何をするか。 申請者から交付決定の通知の写しを受け取ったら、交付決定日・交付決定額・経費の区分ごとの配分・補助事業の実施期間・条件・実績報告の期限・事業化状況報告の回数と期限・処分制限の対象となる財産の基準を、通知と交付規程・公募要領の原文から台帳に写します。写しの候補は外部に送らない規則による処理で作り、原文にない値は「未確認」として空のまま残し、推測で埋めません。
なぜ最も大きいか。 補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律（以下「補助金適正化法」）第7条は、各省各庁の長が交付の決定をする場合に、交付の目的を達成するため必要があるときは、経費の配分の変更（各省各庁の長の定める軽微な変更を除きます）・内容の変更（同じ）・中止又は廃止の承認や、予定の期間内に完了しない場合の報告と指示などの条件を附するものとしています。この台帳が、発注の前の照合、変更の相談、実績報告の期限、事業化状況報告、取得財産の管理の入力になり、9つの区分・37の作業に及びます。
どう始めるか。 進行中の交付決定を1件選び、台帳の欄を通知と交付規程から写して、確認できない欄の数を数えます。
何を測るか。 交付決定1件あたりの台帳化の時間、台帳の欄のうち「未確認」の欄の割合、期限のうち日付まで確定して通知を設定できた割合、期限のうち見落とした（期限を過ぎて、又は1週間前を切ってから気づいた）割合。
注意。 公募要領と交付規程は法令ではなく、補助金・公募の回・版ごとに値が違います。ある公募の回の値を別の回に当てはめません。台帳は担当者が全件を原文と照合してから使います。
Top2：変更の相談を交付決定との差分にして、承認の前は止める
何をするか。 申請者から計画の変更・中止・遅れの相談を受けたら、台帳と比べて差分（経費の配分・事業の内容・実施場所・中止・廃止・期限内に完了しない見込み）を出し、承認が要るかの判断材料を公募要領と交付規程の該当箇所とともに渡します。承認や指示を受ける前に、変更後の発注や実施をしないよう申請者に連絡し、結果を受け取って台帳を直してから再開を確かめます。
なぜ2番目か。 確認した2つの公募要領のうち、ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金の第23次の公募要領は、交付決定後に経費区分ごとの配分額や補助事業の内容を変更しようとする場合と中止・廃止しようとする場合は事前に事務局の承認を受けると記載しています。新事業進出・ものづくり商業サービス補助金の第1回の公募要領も、交付決定後の経費の配分・内容の変更、中止・廃止・承継には事前の承認を要し、交付決定前に採択された事業計画を変更することはいかなる理由においても認められないと記載しています。差分と止めは、再開の確認を通じて発注の前の照合・証拠書類・実績報告にもつながり、7つの区分・24の作業に及びます。
どう始めるか。 Top1の台帳を作った交付決定で、過去の変更の相談1件を差分と判断材料の形に書き直します。
何を測るか。 変更の相談1件あたりの、判断材料を渡すまでの日数と、相談のうち承認・指示を受ける前に発注・実施されたものの割合。
注意。 承認が要るかを決めるのは交付する側です。本記事の設計では、軽微な変更か迷うものも承認の対象として扱い、判断材料には「承認の要否は交付する側が決める」と添えます。
Top3：証拠書類を1経費1行で並べ、つながりを照合する
何をするか。 発注の前に、交付決定日より後か、見積の要件、発注先の制限、補助対象経費の区分、実施期間内に契約から支払まで終わるかを照合し、申請者に渡します。発注の後は、見積・発注書・契約書・納品書・検収書・請求書・振込の記録を1経費1行に結び、日付の順や金額、支払の方法を照合します。
なぜ3番目か。 ものづくり補助金の第23次の公募要領は、交付決定日よりも前に発注・契約・購入を行った経費はいかなる理由があっても補助対象外と記載しています。新事業進出・ものづくり補助金の第1回の公募要領は、実施期間内に契約・納入・検収・支払等のすべての手続きが完了する必要があること、支払は銀行振込の実績で確認すること、取得財産や帳簿類の確認ができない場合はその財産等に係る金額は補助対象とならないことを記載しています。台帳と照合は、確認の依頼・取得財産の登録・実績報告の準備の入力になり、6つの区分・15の作業に及びます。
どう始めるか。 Top1の台帳を作った交付決定で、発注済みの経費を1経費1行に並べます。
何を測るか。 発注済みの経費のうち、交付決定日・見積・支払の方法を確かめないまま発注された経費の割合、実績報告の対象の経費のうち報告の前に欠けが見つかった割合、実績報告1件あたりの準備の時間。
注意。 照合で不一致が出なかった行も、実績報告の前に担当者が全件を確かめます。「不一致」「未確認」の発注は、確認が取れるまで行わないよう申請者に連絡します。
4. AIに任せやすい仕事
規則で結果を出し、例外だけを人が見る仕事です。どれも、その先で人が確定する工程を同じ行に書きます。
- 形を整える。 申請者から受け取った証拠書類の写しの、1経費1行の台帳への登録。読み取れないものと確認待ちの経費だけを人が見て、実績報告の前に担当者が全件を確かめます。
- 照らし合わせる。 証拠書類の日付の順・金額・支払の方法のつながりと、報酬の請求の条件と採択・交付決定・額の確定の記録。不一致だけを人が見て、請求書は担当者が確かめて確定します。
- 違いを見つける。 公募要領の版の差の有無。差の中身は、担当者が原文と照らして確定します（節5）。
- 足りないものを探す。 入金の消込と未収の抽出。督促するかは責任者が決めます。
- 下書きを作る。 台帳の値から作る期限の前の通知。値が「未確認」の期限は通知せず、担当者に未確認として示します。
- 探し出す。 法令と公募要領の改正の候補。拾ったものは候補で、担当者が公表元の原文と適用の時点を確かめます。
5. AI支援に向く仕事
AIが候補や下書きを作り、担当者が全件確認してから使う仕事です。確認を挟むことは手間ではなく、品質の設計です。
- 交付決定の通知から台帳の欄への写しの候補（担当者が原文と全件照合）
- 公募要領の要件・期限・支援者に関する定めの抽出（公表資料だけを入れます）
- 要件と申請者の事実の照合表（判定は申請者と交付する側です）
- 経営分析・市場調査・収益計画の試算の基礎資料
- 申請者が作成した書類への一般的な改善案のコメント
- 変更の差分に対応する公募要領・交付規程の該当箇所の候補
- 事業化状況報告の集計値と、交付申請時に表明した目標値の差（返還などに当たるかは交付する側が判断します）
6. 人に残す仕事・判断
線の引き方の原則は「AIが答えを出せるか」ではなく「誰がその答えに責任を持つのか」です。
書類の作成の線。 行政書士法第19条第1項は、行政書士又は行政書士法人でない者は、他人の依頼を受けいかなる名目によるかを問わず報酬を得て、業として官公署に提出する書類（電磁的記録を含みます）その他権利義務又は事実証明に関する書類を作成すること（第1条の3）を行うことができないと定めています。ただし、他の法律に別段の定めがある場合と、定型的かつ容易に行えるものとして総務省令で定める手続について、その手続に関し相当の経験又は能力を有する者として総務省令で定める者が電磁的記録を作成する場合は除かれます。総務省は、補助金の申請の支援について、相談の範囲の一般的な改善案の提示や、作成の基礎又は参考となる個別の資料の提供に留まる限り「作成」に当たらないとする、照会の事業を前提とした回答（法令ではありません）を公表しています。個々の書類や助言の当てはめは、本記事では判断していません。本記事の設計では、書類を作成も修正も提出もせず、迷う助言は送りません。
支援者が決めること。 以下は本記事の整理です。
- 依頼された行為が、行政書士法・社会保険労務士法・弁護士法の業務の制限に当たるかの判定と、受けるかの決定。「当たる」「分からない」行為は受けません。
- 報酬の条件（採択・交付決定・額の確定のどれを条件にするか）。
- 助言のコメントが相談の範囲に収まるかと、送るかの決定。
- 紹介の際に紹介先へ渡す情報の範囲（節9）。
支援者が決めないこと。 補助金適正化法が個々の補助金にどう適用されるかは補助金ごとに違い、本記事では判断していませんが、同法で交付の申請・補助事業の遂行・実績報告・財産の処分の制限の義務を負うのは補助事業者等（申請者）で、支援者ではありません（本記事の整理）。承認・額の確定・取消しは交付する側が行います。
AIの照合や下書きが9割正しくても、ここに挙げたものは人が全件を決めます。
7. Best Practice
本記事の整理では、到達点は、採択の後の手続を交付決定1件の台帳から見通せる構造です。書類の作成と提出は申請者が行い、支援者は条件・期限・証拠書類の材料と、承認の前に止める連絡を、決まった時点で渡します。
8. Before / After
Before。本記事が改善の出発点として置いた想定で、業界の実態の描写ではありません。 交付決定の内容と条件・期限が通知と交付規程・公募要領に書かれていても、交付決定ごとの台帳が無ければ、発注の前の照合・変更の相談・実績報告の前の確認の入力になる記録がありません。
After。到達点として置いた姿です。 交付決定ごとの台帳に条件と期限が並び、確認できない欄は「未確認」と分かります。変更の相談は差分の形で渡され、証拠書類は1経費1行でつながりが確かめられています。
9. 法令・規制・情報管理
以下は本記事の実務上の整理で、条文を確かめた規律だけを挙げており、すべての規律ではありません。法令は2026年10月11日に確認した、その日に施行されている版によります。未施行の改正は扱っていません。
行政書士法の改正。 第19条第1項の「他人の依頼を受けいかなる名目によるかを問わず報酬を得て」の句は、2025年6月13日公布の行政書士法の一部を改正する法律（令和7年法律第65号）で入り、2026年1月1日に施行されました。違反した者は一年以下の拘禁刑又は百万円以下の罰金に処され、法人の代表者や、法人又は人の代理人・使用人その他の従業者が、その法人又は人の業務に関して違反したときは、その法人又は人にも罰金刑が科されます（第21条の2・第23条の3）。
助成金。 社会保険労務士法第27条は、社会保険労務士又は社会保険労務士法人でない者が、他人の求めに応じ報酬を得て、労働社会保険諸法令に基づく申請書等の作成・提出の手続の代行・事務代理などを業として行うことを、他の法律に別段の定めがある場合と政令で定める業務に付随して行う場合を除いて禁じています。労働社会保険諸法令には雇用保険法が含まれます。本記事では助成金を扱いません。
公募要領の定め（法令ではありません）。 新事業進出・ものづくり補助金の第1回の公募要領は、外部支援者の助言は差し支えないが必ず申請者自身で作成し、作成自体を申請者以外が行うことは認めないこと、申請者自身が申請し、GビズIDとパスワードを外部支援者等に開示しないことを記載しています。支援を受けた場合は、事業計画作成支援者名・支援内容・報酬（予定）額・契約期間を電子申請システムに記載し、記載が無いと不採択・採択取消・交付決定取消となるとしています。
取得財産。 補助金適正化法第22条は、補助事業者等が補助事業等により取得し又は効用の増加した政令で定める財産を、各省各庁の長の承認を受けないで、交付の目的に反して使用し、譲渡し、交換し、貸し付け、又は担保に供してはならないとし、政令で定める場合を除いています。補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律施行令第14条第1項は、その場合を、補助金適正化法第7条第2項の条件に基づき補助金等の全部に相当する金額を国又は補助実施法人に納付した場合と、補助金等の交付の目的と当該財産の耐用年数を勘案して各省各庁の長又は補助実施法人の代表者が定める期間を経過した場合としています。本記事の設計では、期間が確認できない間は制限中として扱います。
認定経営革新等支援機関の場合。 認定を受けている支援者は、中小企業等経営強化法第31条第4項により、業務の内容・実施体制などの変更（主務省令で定める軽微な変更を除く）をしようとするときはあらかじめ、名称や事務所の所在地などに変更があったときは遅滞なく、主務大臣に届け出ます。業務を廃止しようとするときも、主務省令で定めるところにより、あらかじめ届け出ます（第34条）。本記事の設計では、あらかじめの届出は提出を確かめてから変更・廃止を実施します。
個人情報。 個人情報の保護に関する法律（2026年10月1日施行の版）では、個人データ（個人情報データベース等を構成する個人情報）を第三者に提供するには、第27条第1項各号の場合を除き、あらかじめ本人の同意が要ります。申請者が法人の場合、法人の同意は担当者などの本人の同意の代わりになりません。利用目的の達成に必要な範囲内で取扱いを委託することに伴う提供では、提供を受ける者は第三者に当たりません（同条第5項第1号）。委託に当たるかは本記事では判断していません。外国（規則で定める外国を除く）にある第三者（規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く）への提供は、第27条第1項各号の場合を除き、あらかじめその旨の本人の同意が要ります（第28条第1項）。本記事の設計では、紹介では原則として個人データを渡さず、紹介先の連絡先を申請者に渡します。
AIに入れる情報の線。 本記事の設計では、台帳・照合・計算は外部に送らない規則による処理で行い、契約の前は生成AIを使いません。申請者の決算や計画などを生成AIに入れるのは、サービスが委託・第三者提供・外国にある第三者への提供のどれに当たるかを支援者が判定し、委託と確認できたサービスで、案件ごとに入れてよい範囲を確かめた後です。入れる前には、①入れる情報を必要最小限にする②入力データを学習に利用するか③保存期間と削除の方法④契約上の機密保持とデータの取扱条件⑤アクセス権限と利用ログ⑥再委託や国外保存など支援者の規程上確認が必要な事項、の6点を確かめ、支援者が利用を承認したサービスに限ります。法令の要件ではなく、支援者として決める運用です。従業員の個人単位の資料（賃金台帳など）は受け取りません。
10. 最初の30日プラン
1週目：測る。 進行中の交付決定1〜3件と直近1か月分の記録から、節3の指標を数えます。割合は、交付決定・期限・経費・相談の件数を分母にします。
2週目：線と様式を決める。 導入前提として、受けない依頼の判定の表と契約の条項を決め、公募要領の版を記録します。Top1は1件の交付決定で台帳の欄を確定します。
3週目：人が確かめる小規模試行。 Top1は規則による写しの候補を1件で試し、担当者の照合と比べます。Top3は同じ交付決定の発注済みの経費を1経費1行に並べます（3週目と4週目の2週間）。Top2は過去の変更の相談1件を差分の形に書き直します。
4週目：比べる。 試行の範囲で同じ指標を測り直し、1週目の割合と比べます。台帳化の時間、未確認の欄・通知を設定できた期限・見落とした期限の割合、確かめないまま発注された経費の割合は4週目に比べます。変更の相談の指標は3〜4週目に相談があった場合、実績報告の指標は次の実績報告があった場合に比べます。
11. AI活用成熟度
- Lv1 人依存。 交付決定の条件と期限を、担当者が通知を読み直して把握している。
- Lv2 台帳化。 案件の台帳はあるが、交付決定の条件と経費の証拠書類は別々にある。
- Lv3 一元化。 交付決定1件の台帳に、条件・期限・変更の記録・1経費1行の証拠書類が結び付いている。
- Lv4 AI支援。 規則による写し・照合・計算と、生成AIの候補を、担当者が確かめて使っている。
- Lv5 仕組み化。 公募要領の版ごとの確認項目と不一致の型が次の案件に引き継がれている。
Lv5は、AIが申請書を作る状態ではありません。
12. FAQ
Q. 事業計画書の作成を代わりに引き受けてもよいですか。 A. 行政書士又は行政書士法人でない者が、報酬を得て業として官公署に提出する書類などを作成することは、ただし書の場合を除き行政書士法第19条第1項で制限されています（節6）。本記事のモデルでは作成しません。
Q. 採択の後は、何から支援すればよいですか。 A. 交付決定ごとの台帳からです（節3のTop1）。
Q. 軽微な変更なら、承認なしで進めてよいですか。 A. 承認が要るかを決めるのは交付する側です。本記事の設計では、迷うものは承認の対象として扱います（節3のTop2）。
Q. 紹介先の行政書士に、申請者の担当者の連絡先を渡してもよいですか。 A. 個人データを第三者に渡すには、個人情報の保護に関する法律第27条第1項各号の場合を除き本人の同意が要り、法人の同意では代えられません。本記事の設計では、紹介先の連絡先を申請者に渡す形を原則にします（節9）。
Q. 生成AIで改善案を作ってもよいですか。 A. 本記事の設計では、節9の判定と6点を確かめた後に使い、文章や図表の書き直しになった出力は使いません。
13. 関連業態・シリーズ導線
行政書士事務所の記事は、本記事とは別の業態の記事で、許認可等の申請書類の作成と提出手続を受託する行政書士事務所を想定しています。申請書類の作成は、本記事では扱いません。
中小企業診断士・経営コンサルティングの記事は、本記事とは別の業態の記事で、経営課題の診断・戦略の策定・実行支援を行う会社や個人を想定しています。本記事は、国の中小企業向け補助金の申請の支援と採択後の手続に絞っています。
業種別AI活用の一覧はピラーページにまとめています。
14. この記事を自社に当てはめたい方へ
採択後の手続をどこまで支援しているかで、最初の一手は変わります。進行中の交付決定があるならTop1から、まだ無いなら導入前提の線と契約の条項から始めます。
15. 無料AI戦略診断／AI顧問
AI戦略診断は無料・登録不要です。回答すると、自社のAI活用がいまどの段階にあるかと、最初に取り組むべき領域が分かります。
自社の業務に沿って一緒に設計したい方には、AI顧問サービスがあります。まず話を聞いてみたい方は、お問い合わせから30分の無料リモート面談をご利用ください。
